如果你在主持正式会议方面缺乏经验，例如扶轮社年度会员大会或扶轮社每月例会，这篇资源可以提供一些有用的提示。
主席和/或主席的作用是控制会议，接受动议和修正案，对程序问题作出裁决，并确保会议的愿望得到正确和适当的执行。在本文档中，总统被称为主席。
会议不需要一直都是正式的。由主席决定每次会议如何正式举行。有时候，作为领导者，你必须知道一些基本规则，以便:
- 给每个人公平的机会
- 不要用华夫饼这个词
- 达到决策。
概述
会议必须用于:
举办有目的和参与性的会议可能具有挑战性。常见经验包括:
- 长时间讨论，没有结论或决定
- 基于不充分或不正确信息的决策
- 出勤率低
- 不均匀的参与
- 不确定或不愿意问问题。
这些问题并不总是容易解决，但如果会议计划得当，目的明确，有效地主持，并专注于决策，会议就会更有效。
议程
议程是任何会议的基础，为会议指明方向、结构和目的。议程应由主席和秘书共同拟定，并按顺序进行，除非会议另有指示。会议议程和任何相关信息应在会议前分发，以便成员出席会议时做好充分准备，并作出知情的贡献。
1.至少在会议开始前几分钟召集会议。准时上班很重要。
俱乐部规则应明确规定法定人数-指定最少数目的合资格成员必须出席会议，使会议程序在指定的开始时间生效。
如有必要，主席可利用职权推迟指定的开会时间，以给予必要人数的出席机会。在确定出席人数达到法定人数后，会议应正式宣布开幕。
如果在会议进行的任何阶段，出席人数低于法定人数，则不应作出进一步决定。扶轮社规则允许部分出席会议，因此会议可以继续进行。
2.在安排好的时间开会议
宣布会议正式开始。这一点很重要，因为会议的内容将从此时开始记录。
通过引用会议的具体标题和级别来确定会议的性质，例如，在开幕式上要有一个坚定的声明——“我宣布这次(南城青年俱乐部)定期(每月)会议开幕”。
3.出席和道歉
- 记录所有在场成员
- 介绍任何访客或特殊客人，并正式欢迎他们参加会议
- 要求道歉。要求正式动议接受道歉。
4.分钟
主席有责任要求对上一次会议的记录进行任何修改(如有必要进行修改)，然后提出动议——“会议希望我签署这些记录(如有修改，则已更正)，作为上一次(每月)于(日期)举行的会议的真实和准确记录”。
确认或通过会议记录的唯一目的是确保其准确性。详细阅读冗长的会议记录是不必要的、无聊的，而且会破坏会议。
5.会议纪要提出的事项
- 列出议程上待决定的事项
- 讨论应严格限于会议纪要中未列入报告的事项
- 会议记录所涉及的事项通常仅限于指定某人采取的具体问题或行动。
6.对应
- 主席应要求秘书按时间顺序列出对内和对外通信的清单，并提交给会议。
- 主席应提出正式动议——“接收所有内部信件”和“批准外部信件”。
- 在动议提出之前，不允许进行讨论。
- 秘书应向俱乐部/团体宣读信件的日期、有意义的内容及签字人。
- 任何成员均可要求向会议宣读该信的全部内容。
7.报告
财务主管
- 主席找财务主管要定期的财务报告。
- 主席要求就报告所引起的任何问题进行讨论——“该报告现在开放讨论”。
- 因为这是法律要求，所以需要一份正式的付款账户清单。
- 通过该报告需要一项正式动议，即“接受该报告”。
委员会
- 这些报告应该简短。
- 委员会主席应在会议前(以书面形式)和会议期间提出这些意见，以便将其纳入会议记录。
如果你能坚持书面报告，你会加快会议进度
一个简单的报表公式:
- 怎么啦？
- 为什么?
- 谁?
- 在哪里?
- 什么时候?
- 如何?
- 多少钱?
- 建议。
这种格式使报告简明扼要。这些建议(在适当的时候)类似于一个“动议”，让高管明确地讨论一些事情。
- 每个报告之后可进行讨论并采取行动。
- 每一份报告都必须在提交和讨论后通过——“收到报告”。不需要辅助人员。
- 这些内容应该简短，涉及具体的主题。
8.动议讨论。
- 俱乐部规则应该规定，在会议上要讨论的事务，需要提前多少时间通知主席。
- 这些动议必须提上议程。
- 任何未经充分通知而提出的动议可被主席否决，但可作为下次会议的动议通知接受。
议案及修正案
所有需要作出决定的业务项目必须在会议之前以动议的方式提出，如果通过，就成为决议。在主席允许就该议题进行辩论或讨论之前，应先提出动议。这样可以促进有序的讨论。一旦动议提出，主席应确保讨论不偏离要点。
移动一个动作
搬运工站起来，对椅子说:“我移动那个……”该代表介绍一个事务项目供会议审议，并在会议前没有其他动议时拥有发言权。
动议人必须仅就该动议向会议陈述其理由，主席不得打断动议，除非该动议无关紧要或荒谬，不太可能得到支持。
动议应清楚、简明和毫不含糊，在明确之前不要向会议介绍。辩论结束时，动议者被授予答辩权。
的后援者
这意味着有人支持这项动议。发言者必须以“我第二项动议”来表示支持。附议者无答辩权，可在附和动议时发言或保留发言直至进一步辩论。
如果没有附议，动议作废。
动议一经提出并获得附议，主席便可立即宣布:“有人要发言吗反对运动?”如果没有该动议可付诸表决。
如果是的，辩论的顺序应为先反对，后支持(即交替进行)，不得有任何发言者发言一次以上(除了附议者的保留发言和动议者的答辩权、顺序或个人解释权，例如纠正错误引用)。
有关修订的意见
- 每个原始动议的修正数限制为两个
- 为避免混淆，不建议对修订进行修订
- 每个修正案都必须是相关的
- 坚持在投票前将修正案以书面形式提交给秘书
- 在要求成员投票之前，修正案被宣读给会议
- 修正案应该一次讨论并批准一项。
结束辩论
- 主席应决定何时投票
- 然后应给予原动议的动议人答辩权
- 要批准的议案或修正案必须向委员们宣读，以便所有人都清楚地理解该议案或修正案
- 主席还可以总结支持和反对的论点。
正式的运动
- 这些都是新的业务项目
- 都需要附议
- 在讨论动议或修正案时可提出;在主席自行决定接受或拒绝正式动议之前，必须暂停进一步讨论
- 有下列情况的人不得移动或附议:
- 动了原来的运动;
- 附议原动议;或
- 在正式动议前就正在讨论的动议或修正案发言。
- 所有正式议案均暂停就修正案及动议进行辩论，但“前一问题”除外，该问题只涉及动议，不包括修正案
- 正式动作的例子:
- 这个问题可以摆在桌面上讨论。
- “进行下一项业务”
- “前一个问题要投票表决”
- “讨论结束”。
投票
辩论结束时，主席将动议付诸表决。不同的投票形式有:
除非俱乐部规则另有规定，简单多数投票仅凭声音往往足以使主席宣布结果。对口头表决如有疑问，主席可提请或由委员提请举手表决。俱乐部规则应提名必要的多数，以确保动议得到解决。
除非有人在宣布口头表决或举手表决后立即要求投票或分组，否则主席的决定具有约束力。如果在第一次和第二次举手表决和投票后，赞成和反对的票数相等，则该提案被否决。
俱乐部规则应规定主席的投票权，他可能拥有:
- 深思熟虑的投票;
- 决定性的一票;
- 投票:经过深思熟虑的决定性的一票;或
- 没有投票。
如果动议(经修正)被否决，会议继续进行下一项议程。
顺序要点
- 这是由，“I rise to a point of order…”
- 它涵盖了违反规则或礼仪的行为
- 当违约发生时，必须提出程序问题
- 不需要辅助人员
- 演讲者可能会被打断
- 程序问题不允许辩论，也不允许修改
- 这以主席的裁决为准。
9.一般业务
- 主席可以决定是否讨论某一问题，但只能提出相对次要的问题。
- 下次会议的动议通知可连同一份已签署并注明日期的动议的书面副本送交秘书。
- 主席应把讨论限制在会议利益范围内。
10.下次会议
- 讨论下次会议的时间、日期和地点，确保每个人都知道细节。
11.关闭
- 这是一个信号，表示会议没有进一步的业务进行。
- 结束程序的时间由主席决定。
- 如果没有其他议题，或者继续下去没有任何意义，主席应结束会议。
- 通常的结束方式是主席起立，感谢会员的合作，感谢来宾，等待静默后宣布:“我宣布(南城青年俱乐部)本次(月度)会议闭幕”。
- 主席应该通过尽快离开主席来强调会议已经结束，同时宣布进一步的讨论是非正式的和无领导的。
主席-主要任务
坐在椅子上的人是领导，但不是指挥。虽然他/她控制程序和行为，但这个人监督会议，这是为了成员的利益而进行的。
会议前
- 计划是必不可少的。开会前和秘书讨论一下议程，决定要完成什么工作。
- 了解扶轮社的规则和会议的常规。违反任何特别议事规则都可能使会议的议事事项无效。
- 扮演主人的角色——会见并问候你的成员。你有责任让他们感到受欢迎和被需要。
在会议上
- 在你准备好开始会议之前，不要坐在椅子上
- 严格遵守议程，除非会议另有指示
- 了解议程的顺序
- 让会议朝着预期的方向发展。当成员偏离正在讨论的问题时，要坚定但机智
- 尽量做到公正——为了会议的利益而出席
- 认真倾听，并对会议进行简明扼要的总结
- 努力让所有成员都为会议做贡献。确保每个问题都有公平的讨论，所有的观点都在会议表决前表达出来
- 确定发言的顺序——首先是动议者，然后是其他人，在赞成和反对某项动议的发言者之间交替发言
- 规则的顺序
- 是热情。热情使成员们充满热情
- 试着让会议继续进行，不要有任何尴尬的间隙
- 会议结束或休会开始时，应起身离开会场
主席应该会说以下几句话:
- “有人能提个动议吗?”
- “有人附议这个动议吗?”
- “请各位会员投票?”
- “赞成的请说‘赞成’”
- “所有反对的，请说‘不’”
- “我认为‘是’的人拥有它”
- “我认为‘不’的人拥有它”
- “各位，你们的愿望是什么?”
- “我建议……(此处建议动议、修正案或行动方针)
- “我裁定该修正案不符合程序”(或其他必要裁决)
- “谢谢各位会员。”