董事会和董事的角色和责任

根据普通法,管治委员会成员和董事会成员在代表机构执行必要的工作时,有责任诚实行事,运用合理的谨慎和技巧,并了解自己的受托责任。

这些文件将使您了解董事会的作用,适当的行为和避免利益冲突。

董事会的作用

董事会的主要责任是代表利益相关者进行管理和托管,确保法律实体,即公司或协会,在当前和未来保持生存和有效。董事会最终对所有组织事务负责。

董事会通过以下方式确保组织有一个安全的长期未来:

  • 确定机构的战略方向和优先次序。
  • 与关键利益相关者互动,告知他们取得的成就,并确保他们对确定战略目标和方向有投入。
  • 定期检查外部运作环境,以确保组织的战略方向是适当的和可实现的。
  • 监督组织的表现,评估战略和业务计划的完成情况及年度预算结果。
  • 在年度股东大会(AGM)上向股东报告。
  • 建立管理组织的政策框架,并据此制定所有运作政策和行动。
  • 确保机构有适当的公司管治架构,包括道德行为标准和推广企业文化和社会责任。
  • 定义组织与其利益相关者、其他关键个人和组织/团体之间的关键关系。
  • 任命首席执行官(CEO),制定目标,以评估其表现,并酌情给予奖励。
  • 监督CEO和组织遵守相关的联邦、州和地方法规和规章制度,以及组织自己的政策。
  • 根据需要为首席执行官提供建议和指导。
  • 评估组织面临的风险,建立风险管理计划并监督合规情况。
  • 评估董事会的有效性。

董事会的工作是创造未来,而不是关心商店。

的行为准则

委员会在法律和道德上有责任管理他们的组织,使其服务的社区的最佳利益。董事会成员应在对机构的责任、彼此之间的专业关系以及对社会的专业服务中,始终表现出职业道德行为。

行为准则是一种有效的工具,可以明确董事会成员在组织中所扮演的角色所应采取的行为。在制定适合你的机构的行为守则时,你可参考以下几点。

董事会成员:

  • 诚实、诚信地履行职责,为组织的最佳利益服务。
  • 公正地履行他或她的职责,不受恐惧或偏袒的影响。
  • 在履行职务的职能和行使该职务的职能时,行使谨慎和勤勉的义务程度。
  • 认识到主要责任是作为一个整体的成员,但在适当的情况下,应该考虑到组织中所有利益相关方的利益
  • 不得不当利用其作为董事会成员职务所获得的信息,为自己或他人间接或直接获取利益,或对体育运动造成损害。
  • 不利用职务上的不正当优势。
  • 不容许个人利益或任何关联人士的利益,或部门利益与机构的利益发生冲突。
  • 不应从事可能有损组织声誉的行为。
  • 清楚和了解董事会和专业人员的角色、责任和汇报关系。
  • 不得就与业务有关的事宜单独指示行政长官。
  • 妥善履行行政长官雇主的责任。
  • 出席所有董事会会议。如果不能出席,会员将提交道歉书。如果成员可能连续缺席几次会议,则将获得休假。
  • 在董事会会议上承认主席的权威。
  • 倾听和尊重同事的意见。
  • 在任何时候都要以一种不具威胁性的、合作的方式来讨论问题。
  • 为会议做准备:
    • 为成员的董事会职位准备及时和完整的报告。
    • 阅读和审议随议程分发的文件。
  • 就违反董事会公共职责的决定或行动,向主席或其他有关当局表示关注。
  • 保持保密,不泄露机密或敏感的信息。如果成员不确定,他们应该向主席寻求指示。
  • 避免在公共场所讨论董事会事务,因为很有可能被人听到。
  • 有义务在判断和行动上保持独立,并采取合理的步骤以满足董事会所有决定的健全性。
  • 确保组织的资产通过适当的风险管理策略得到保护。
  • 除获主席授权外,不得要求或接受与职务有关的超出其作为董事会成员权利范围的任何费用、恩惠、奖赏、酬金或任何种类的报酬。
  • 有义务遵守法律的精神、文字和本守则的原则。
  • 遵守董事会的决定。
  • 一旦做出了决定,就用一个声音说话。

的利益冲突

一般来说,当董事会成员对其所在组织的职责与他们在其他方面的职责、义务或利益发生冲突时(例如,他们的商业或工作场所的利益,甚至是他们的家人或朋友的利益),就会出现利益冲突。

利益冲突政策

利益冲突的例子包括但不限于:

  • 当董事会成员或其直系亲属或商业利益集团从组织的任何商业交易、项目或服务中获得经济利益时。
  • 当董事会成员为组织本身提供专业服务时。
  • 当董事会成员从任何内部信息中获得个人或职业利益时,如果这些信息被用于个人利益。
  • 董事会成员或当然成员在另一组织的理事机构中担任职务,而该机构的活动可能与[组织名称]的活动有直接冲突或竞争。

你不妨考虑以下几点,以协助你制定适合你的机构的利益冲突政策:

  • 理事会成员资格必须始终符合协会章程。
  • 任何可能导致涉及董事会成员及其与机构的角色和关系的重大利益冲突的业务或个人事务,必须在利益登记册内申报和登记。
  • 登记册内的所有记录须提交董事会,并在记录内记录后的第一次董事会会议上作记录。
  • 所有的利益冲突必须由有关的董事会成员在冲突被确定后尽早申报。
  • 委员会应确定该冲突是否属重大性质,并应相应地通知该个人。
  • 如发现及/或登记有利益冲突,而董事会已宣布该利益冲突对个人有重大利益或对组织有重大意义,则有关董事会成员不得就与该冲突或问题有关的任何决议投票。
  • 董事会成员只能在董事会批准的任何相关讨论期间留在会议室。
  • 董事会将决定将向董事会成员提供哪些与该事项有关的记录和其他文件。
  • 所有这些事件都将被记录下来。
  • 如果董事会成员意识到其他董事会成员存在实际或潜在的利益冲突,则有责任将此通知董事会。
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