俱乐部的顺利运作取决于你处理记录、信件和通讯的效率。
你可能是一位新秘书，正在“摸索”，也可能是一位经验丰富的秘书，想重新审视自己的角色。
但有经验的秘书会告诉你，他们的职责往往超出了通常对该角色的预期。秘书的工作各不相同，但有许多共同的方面。这本小册子列出了许多扶轮社秘书应尽的职责。
内部管理
对应
你应该及时阅读并回复信件(即使只是确认收到)，并将其转交给俱乐部的相关人员。这包括信件和电子邮件。
仔细归档(最好是硬拷贝和软拷贝)，最好是在你容易查阅的类别中。电子记录资料现已成为标准做法，所有电子记录均应备存并定期更新。在线文件共享程序可以帮助存储文件，并与委员会或成员进行交流。
除了这份档案外，一些秘书还保存着一份来往信件的登记簿。
无论你使用哪种系统，你都应该努力实现两件事:
- 迅速回复通信(信件和电子邮件)
- 处理好所有的信件。
没有经验的秘书所犯的两个主要错误是不能及时回复信件和不知道到哪里去找信件。在某些情况下，这些错误会让你的俱乐部失去声誉和金钱。
报告
根据需要撰写年度报告和其他报告。鼓励小组委员会在会议上提出简短的书面报告，并将其归档。书面报告可以节省会议时间，让你的工作更轻松。
记录
保持一个会员，终身会员和发起人的登记册(如有需要)。维护所有法律文件，如俱乐部规则，租约，所有权和公章。这意味着记录变化，并在更新到期或必须达到法定期限时通知委员会。
的2015年社团法2016年7月1日开始。该法案为西澳大利亚州的体育和娱乐俱乐部、社团和社区团体等非营利组织提供了一个监管框架，将协会的内部管理主要交给成员。协会仍然可以作为一个单独的法律机构成立，从而限制其成员对合法活动的责任。
对外联络
以下是你可能被要求履行的一些职责:
与其他机构合作
- 担任贵社的公共关系官员，或在没有正式的公共关系官员的情况下，树立良好的形象，寻求公众、商界(赞助商)和媒体的支持。
- 与官员、教练、俱乐部、附属机构、政府机构和委员会保持联系。
与协会
- 工艺转移应用
- 参赛队伍(注:这项任务可能由注册员负责)
- 代表贵机构出席协会会议
- 获得社团活动的协会批准
- 在协会和俱乐部成员之间沟通信息，例如活动或注册截止日期。
总务
- 保存会员姓名和地址的登记册
- 处理预订和入户
- 监督制服
- 根据执行委员会的指示，负责日常工作
- 维护保荐人登记册。
规划师
秘书们使用各种方法来规划他们的行政年度。
一种方法是由秘书和主席(以及委员会)制定一份年度计划，列出需要采取行动的关键事件和任务。这个计划将帮助委员会跟上许多行政工作的步伐，减轻秘书的负担，让你的成员开心。
这个计划可以发布和更新在俱乐部的网站和其他社交媒体格式(例如Facebook)，这也将确保会员及时了解发生的变化。
高效高效秘书的特点
一个有效的秘书应具备以下素质:
有条不紊的
- 笔记本电脑或电脑现在是必不可少的，以及某种形式的电子备份系统。秘书将需要计算机和计算软件的知识和专业知识。
- 虽然现在很多文书工作都是电子的，但硬拷贝的记录仍然是需要的，所以要有一个文件柜或五斗橱。买一盒马尼拉文件夹，每个项目/主题一个。这钱花得值!
- 制定年度日历/图表，并标记所有重要日期;会议、嘉年华会、协会截止日期和假期。这将让你对即将发生的事情有一个概述。理想情况下，会有电子版和硬拷贝版本。
持续的
好的秘书知道谁在什么时候做什么。
有时你需要提醒人们他们同意做什么，而艺术在于你如何做到这一点。建设性的、合作的方法可能比专制的、严厉的方法更成功。
在会议上，寻找分配任务的机会。获得本运动与娱乐系列的第八册，授权-帮助劳累过度的委员会成员．
公正的
如果你致力于为会员和俱乐部服务，保持公正，尽可能远离权力游戏和政治。
俱乐部规则提醒
像所有的委员会成员一样，你必须对贵社的规则和贵社的法律义务完全警觉。你应该有你的扶轮社规则的副本在手边，以确保你的委员会总是适当地行动。
制定年度图表或计划也很重要。它将帮助你确定法律和/或财务期限，并确保你的委员会履行其法律义务。
秘书的职责
2015年示范规则(协会)于2016年7月1日在西澳大利亚州生效，并规定了秘书的以下职责。
秘书的职责如下:
- 处理协会的信件
- 在每次委员会会议和股东大会上，与主席(总裁)就将要进行的业务进行协商。
- 准备会议所需的通知和会议上要进行的业务(这指的是制定议程)。
- 除非委员会授权另一名成员代表协会保存会员登记册，并根据法案第53(1)条的要求，在登记册中记录会员的任何变化。
- 根据法案第35(1)条的要求，代表协会保存这些规则的最新副本。
- 除非委员会授权另一名成员这样做，代表协会保存委员会成员和其他授权代表协会的人的记录，根据法案第58(2)条的要求。
- 确保协会账簿的安全保管，适用于协会的财务记录、财务报表和财务报告除外(这是指适当保存俱乐部财务和非财务记录)。
- 保存完整准确的委员会会议及全体会议记录。
- 执行秘书根据本规则或委员会赋予的任何其他职责。
会议职责
会议通知必须按照贵社规则发出。如果不存在与会议相关的规则，那么您的通知必须确保所有成员都知道会议。秘书应根据俱乐部的规则提供有关俱乐部适当会议礼仪的信息。
如果所有有权参加会议的人都没有得到适当的通知，那么会议的决定就有可能无效。即使那些说不能参加的人也会收到正式通知。
该通知必须包括以下内容:
- 时间
- 日期
- 预定会面地点
- 业务性质
- 无论是普通会议还是特别会议。
扶轮社规则可能规定由秘书发出的通知包含某些决议的通知。
秘书必须遵守发出通知的时间长短。如果俱乐部或团体没有关于通知期限的规定，那么必须给予合理的通知。秘书还应检查规则是否要求组织提前发布会议广告。
秘书应安排会议地点和进入会议，准备议程，记录会议记录，并将任何可能有助于或使会议无效的事项通知主席。
议事日程
总统和/或主席和秘书应该熟悉议程。更好的是，他们应该一起计划。
会议记录
有一个正确的会议记录是很重要的，这就是为什么要做会议记录。它们的作用是多种多样的——它们既是一般记录，也是考勤记录，如果以后有疑问或争议，它们是法律上可接受的参考和指南。
会议记录本
会议记录是委员会决定的法律记录。你必须保留写在(或粘贴在)本子上的会议记录，它应该有连续编号的页。
在写会议记录时，秘书必须使用清晰、简单的语言，准确无误，没有歧义。会议记录应该在记忆消失之前口述或迅速写下来。但为了以防万一，请保留当时的记录，直到下次会议的会议记录得到确认。
在写会议纪要时使用过去时，并明确同意和不同意的地方。在报道围绕某一主题的讨论或引发有关该主题的动议的一系列事件时，尽量反映出一个逻辑顺序。
运动
动议是委员向会议提出的正式建议，供讨论/辩论和审议/表决。
重要的动议应包括动议人和附议人的姓名。对于较小的动议，使用简单的陈述，如:“It was resolved that…”，“It was agreed that…”，或“committee resolved to…”。
避免记录一般性质的表达，这会影响以后的会议，并确保在记录动议时，特别是困难的动议，你完全理解它们。
如果你不明白一个动议，迅速要求主席重复该动议。
行动
你们的会议记录必须记录将要采取的行动以及负责跟进委员会决定的人员的姓名。秘书还应该按照会议的要求写信件。
作为秘书，你可能不得不在会议上强调这一点——否则你可能会被期望做所有的事情!但是不要让你的决定和你的个人联系起来。
编号
有些秘书为每项决议编号，并保存决议登记册。这是一种有效的方式，可以确保委员会掌握自己的决策，并被视为高效和可靠。
传阅会议记录
在可能的情况下，会议记录应在会议前传阅。
尽量避免读完整的会议记录。这在一开始就会扼杀会议，你会失去人们的兴趣!
如果你不能提前传阅会议记录，那就只读重要的部分(即决定)，除非成员要求完整地阅读它们。
确认会议纪要
如果你在会议前分发了会议记录，成员们投票:“分发的会议记录应被视为已阅读并确认为真实记录”。这让委员们有机会讨论会议记录的准确性。如果他们不满意，他们可以同意修改，而且修改的内容应该写清楚。
在这个时候，各成员不得重新讨论上次会议上所作的决定。他们只是根据记录的准确性来投票。如果做出的决定是不恰当的(甚至是愚蠢的!)，它们必须记录在案，并在会议上适当的时候予以废除或修改。
秘书应该争取主席的帮助，以防止“会议吹毛求疵者”浪费时间在会议记录中寻找琐事。一个好的会议是围绕任务进行的，主席必须帮助实现这一点!
即使是手写的也没关系，但这是一种保证工作有条不紊、节省时间的方式。在这方面，你和总统可能必须带头。
十诫
- 你应该和你的主席一起为每次会议准备一份议程。
- 你应该确保委员会成员知道会议的时间和地点，并确保主席准时开始。
- 不得全文阅读上次会议记录(除非成员要求)。
- 你不应试图对讨论做详细的笔记。
- 你应该记录所有的决议，准确地通过的成员，并要求主席重复动议的话，如果你不确定。
- 你应该确保记录下负责执行决议的人的名字，因为如果不这样做，就会导致你这个秘书什么都要做!
- 不可自告奋勇。提名委员会成员协助。这就是他们存在的意义。
- 不要太过卷入争论。如果你觉得你想深入参与一个话题，请其他人为这个话题做记录。
- 你应该鼓励成员提交书面(甚至是手写的)报告，以减少废话，帮助你履行职责。
- 你应该记住，所有的委员，尤其是秘书，必须帮助主席主持一个友好、公平和有效的会议。