小俱乐部的账目并不复杂，所以你不需要成为会计才能成为财务主管。对于有更复杂问题的大型俱乐部(例如税收和薪酬雇员)，这些俱乐部可能需要考虑使用有记账和/或会计技能的会员。
财务主管的职责
财务主管有以下职责:
- 协调预算的准备并认真监督
- 确保所有应付给扶轮社的款项都已收妥，并以扶轮社的名义发出收据
- 确保支付给扶轮社的任何款项均按委员会指示汇入扶轮社的适当帐户
- 确保任何经委员会授权或在大会上由俱乐部支付的款项都按时支付
- 确保俱乐部遵守2015年协会公司法第5部分的相关要求
- 确保安全保管俱乐部的财务记录，财务报表和财务报告，如适用于俱乐部
- 如果俱乐部是一级协会(根据2015年协会公司法的定义)，财务主管将协调俱乐部财务报表的准备工作，然后将其提交给俱乐部年度股东大会
- 如果该协会是第2级或第3级协会(根据2015年协会公司法的定义)，财务主管将协调准备俱乐部的财务报告，然后提交给俱乐部的年度大会
- 根据《协会公司法2015》第5部分第5部的规定，为进行俱乐部财务报表或财务报告审计或审查的审计师或审核员提供所需的任何协助
- 定期向相关部门提交业务活动报表(包括商品及服务税)(如适用)
- 执行根据本规则或委员会赋予司库的任何其他职责。
收集和保管钱
财务主管负责俱乐部收到的资金的安全，并从任何存款或投资中获得最大收益。
作为俱乐部/集团资源的保管人，司库也应仔细预算，以确保银行总有足够的现金支付支票和通过银行转账支付的费用。
强烈建议俱乐部在财务主管的领导下，使用适当的安全软件和系统建立一个基于计算机的记账程序。与此同时，应该建立在线注册程序，包括支付到期的费用。
这将允许:
- 高效有效地收取会员费和一般收入
- 当俱乐部帐户到期时，能有效地付款
- 有效地管理俱乐部的银行账户，因为这些账户可以方便地在网上存取
- 准确记录俱乐部帐户，因为他们将以电脑和银行为基础。
税收问题
虽然商品和服务税(GST)可能适用于大多数俱乐部的运营，但司库应确保他们在GST规定以外的领域寻求适当的建议，如团体证书、附带福利税、预扣税和退休金(这些都与就业有关，可能与许多俱乐部无关)。
商品及服务税是一项涵盖广泛的税，税率为10%，适用于澳大利亚消费的大多数商品和服务的供应。体育和娱乐俱乐部和那些非营利性部门，如果他们的年营业额是15万美元或更多，必须注册商品及服务税。
即使您的营业额低于15万美元，您的俱乐部注册并获得澳大利亚商业号(ABN)可能会带来经济利益，然后您可以在购买时要求退还所有的商品及服务税。有一些用品是不需要包括商品及服务税的。如果你不确定如何最好地处理消费税，请咨询澳大利亚税务局(ATO)或有资格的会计师。
资产和负债
资产可以被描述为“将来会受益的项目”。
一些俱乐部会要求财务主管保留资产和资产折旧的记录。例如，俱乐部扫帚，设备等。
也可能需要一份责任登记册，以便俱乐部或团体迅速了解其未来的承诺是什么。
赞助
虽然安排赞助可能是其他人的任务，但有些俱乐部会让财务主管负责保存一份包含赞助所有相关细节的赞助登记簿。
这将使俱乐部对赞助商的权利和俱乐部对已达成协议的交付保持正轨。
使事情简单
为了俱乐部及其成员的利益，财务主管应确保俱乐部的财务事务尽可能简单。
他/她应该能够:
- 当成员和当选官员需要时，向他们提供所需的信息
- 向委员会提供适当的财务信息，使其能够代表成员作出合理的决策
- 报告任何决定对俱乐部/集团财务进展的影响
- 让会员确信他们的资金得到了诚实和有效的管理(组织应该检查他们在新法律下的义务)。
强烈建议俱乐部建立并维护一个以电脑为基础的财务管理系统。这使得司库执行上述操作非常容易。
司库的十诫
- 维护安全的电脑帐户和银行系统。清晰准确地记录收据和付款。
- 为收到的所有款项开具收据
- 及时将收到的钱存入银行
- 寻找最安全、最高效的地方存放公司的现金
- 没有委员会的授权，不要支付任何钱
- 没有收到凭证就不发放零用现金
- 明确区分资金、收入和支出
- 确保银行对账单上的余额与现金簿上的余额相符
- 向所有委员会会议及年度股东大会报告扶轮社过去、现在及未来的财务进展及状况
- 忠实地履行你对俱乐部委员会、俱乐部成员、俱乐部赞助商和其他与俱乐部有业务往来的人的责任。