内容
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本文件由地方政府、体育和文化产业部发布。世界杯2022葡萄牙赛程表2022世界杯抽签完整视频本出版物中表达或暗示的任何陈述、声明、意见或建议都是善意的，并基于以下原则:政府、其员工和代理不对因在本出版物中提及的任何陈述、声明、意见或建议而采取的行动(视情况而定)而可能发生的任何损害或损失承担责任。在将本文件所载的信息应用于特定情况之前，应征求专业意见。
简介
本指南旨在改善由志愿者管理的国家体育协会的志愿者招募、保留和管理。该指南也适用于体育和娱乐俱乐部。
术语“组织”在整个指南中使用，作为可能访问内容的所有协会和俱乐部的通用描述。
该指南假定访问信息的组织没有内部人力资源或志愿者协调专业知识和支持。
成功发展一支强大的义工队伍的关键是:
- 创造一种自愿服务的文化，让所有成员都在一些小方面做出贡献;
- 应用正式的志愿者招募策略和程序;
- 建立志愿者管理和协调程序;
- 了解法规遵从性和法规需求;
- 界定可接受的志愿行为;
- 认可和奖励志愿工作;
- 提供安全、互助和包容的环境;
- 提供适当的投诉和申诉程序;而且
- 申请管理委员会职位和其他关键志愿角色的继任和过渡安排。
该指南提供了实用的建议，将有助于制定和实施有效的志愿者管理政策和程序。
本指南的制定参考了一系列现有材料，包括:
- 澳大利亚志愿者参与国家标准;
- 非营利法律全国志愿者指南;而且
- 2022世界杯抽签完整视频地方政府、体育和文化产业部的志愿者资世界杯2022葡萄牙赛程表源、模板、信息和指南与志愿工作WA联合开发。
该指南建立在澳大利亚志愿服务组织正式定义的基础上，即:
志愿服务是自愿为公共利益付出时间，而不获得经济利益。
志愿服务文化
组织文化是建立在一个组织中人们共享的价值观、信仰体系、态度和假设之上的。尽管每个人都有他或她自己的观点，受环境和经验的影响，组织中的人们可以共同努力，创造一种共享的文化。
总的来说，组织的领导和管理定义了文化需求，并提供了框架、线索和提示，使组织中的人员能够建立和维护所需的文化。
在有偿劳动力中，组织的领导层和管理层鼓励“积极的工作场所文化”，通过定义愿景和价值观，制定正式的政策和程序，鼓励特定的员工行为，并通过有效的沟通和对组织目标和目标的明确承诺，加强良好的实践。
员工对积极的工作场所文化的反应是提高生产力和效率，更好的协作和团队合作，提高工作满意度，提高士气，忠诚度和留任率。
在有偿劳动力中创造积极的工作场所文化的原则同样适用于依赖无偿志愿者努力的组织。
依靠志愿者的努力(如果不是全部的话)完成大部分运营和活动的组织需要创造一种适当的组织文化。
这一需求在澳大利亚志愿服务组织制定的《志愿人员参与国家标准》的第一个标准中得到了体现，该标准规定:
管理机构和高级员工领导和促进积极的志愿服务文化，并实施有效的管理系统来支持志愿者参与。
有效的领导能确保志愿者参与的目标和价值在组织内得到推广，并且对志愿者参与的实施有明确的问责制。
有效的管理确保流程和系统到位，以实现积极的志愿者参与。
达到这一标准有助于组织为志愿者的工作提供明确的方向和指导，以及理解和减轻与志愿者相关的任何风险。
对于本指南所关注的组织，创建志愿文化的第一步是确保所有成员了解对志愿者的业务依赖。
如果没有志愿者们的共同努力，这个组织就无法运作。
建立适当文化的第二步是确保成员接受成员身份带来的给予、贡献和承诺的期望。我们的期望是，志愿者的努力应该在全体会员中共享，而不仅仅是由少数人承担。
这些最初的步骤将组织定位于发展一种文化，将志愿服务视为成员的一部分。
虽然这里的重点是在全州范围内负责的组织，这些原则也适用于个人俱乐部层面。
一个组织的成员资格应该提供参与活动、提供服务和参与比赛和赛事的机会，而且还应该有机会通过自愿努力为组织的有效运作做出贡献。这是一个基本问题。成员表示归属和所有权。成员属于并拥有组织，因此应该鼓励他们促进和支持组织的目标。
许多由志愿者经营的体育和娱乐组织都是由少数关键人物经营的，他们承担了所有成员的责任。对志愿文化的关注会将志愿工作的负担分散到所有成员身上。
成功的志愿服务的关键是将其定位和推广为一项包容性活动，需要所有成员的承诺和贡献。
如果所有成员都愿意自愿参加同一类型的活动，或投入相同的时间和精力，那就太好了。然而，认为一个组织的所有成员都应该提供某种程度的承诺和一定数量的时间来支持他们所属的组织，这并不是naïve。
这样做的目的应该是为每个人都找到一份工作，或者至少让所有成员承诺他们已经准备好做一份工作。当一个组织创造了适当的文化，并实施了正确的流程和程序来管理志愿者活动时，就会有足够的成员，每个工作都将被分配。
建立正确的文化是有效的志愿服务的起点。一个组织应该确保使用与会员相关的语言，在涉及志愿服务时明确规定“这是我们在这里做事的方式”。在加入时，成员应该知道这个组织是由志愿者管理和运作的，没有自愿的努力，事情就无法完成。
这里所定义的志愿文化的建立主要集中在以会员身份为基础的组织上，没有考虑到志愿者的参与，因为他们可能没有会员身份而牺牲他们的时间。
但是，如果有志愿人员在会员安排之外作出贡献的情况，这些原则仍然适用。
总而言之:
- 确保大家对机构的运作依赖义工的努力有共识;
- 将成员身份定义为参与和给予，贡献和承诺;
- 将志愿服务与组织的愿景、目标和目标联系起来;
- 建立适当的程序和程序，以建立、管理和维持志愿服务文化;
- 协调志愿者工作，分配工作岗位;而且
使用适当的语言来强调志愿者的期望。
志愿者招募
如前所述，在组织内部建立强大的志愿服务文化将为招募志愿者提供基础。
对于本指南重点关注的组织，志愿者招募应首先以成员为目标。
招聘方法将视乎个别团体的会籍安排(章程)而定。
在某些情况下，会员资格将包括参加协会比赛和活动的俱乐部或团队。在其他情况下，成员资格将扩大到参与组织活动的个人。
从建立一个潜在的志愿者名单开始，这个名单是由个人成员和/或俱乐部和团队的成员创建的。
如果需要将征聘过程扩展到成员之外，则可以采用一系列战略，这些战略在下面的清单中加以定义。
一个关键的考虑是确定具体的志愿者角色和职位，并确定有效承担这些工作所需的技能和属性。
下面列出了招募成员和非成员志愿者的策略。
- 制作志愿者信息包，包括特定志愿者角色和职位的职位描述。网站提供了许多职位描述附录1本指南的;
- 把所有成员都包括在潜在的志愿者名单中，如果需要，还可以扩大名单，包括过去的成员;
- 在会员表格上询问新会员的职业和/或兴趣领域，以确定可能适合特定志愿者角色和职位的技能;
- 对现有成员进行技能审核，以确定可用的技能和属性范围;
- 为新成员提供详细的信息，作为新成员包的一部分，告诉他们如何以志愿者的身份参与您的组织;
- 鼓励那些自愿贡献时间的成员为你的组织做宣传，并积极招募新的志愿者;
- 利用当地社区报纸——分类广告，给编辑的信，或专题文章来宣传和提高你的组织的形象，作为你的志愿者招募过程的一个元素;
- 以同样的方式使用当地社区电台来宣传和提高你的组织的形象;
- 利用所有可用的社交媒体平台进行个人介绍和推广，宣传志愿者机会以及捐赠和贡献的好处;
- 在你的网站上宣传志愿者的机会和职位空缺;
- 制作宣传材料，如海报、小册子和传单，宣传你的机构，并强调志愿服务的好处;
- 与大学、TAFE学院、学校、服务团体和志同道合的组织建立伙伴关系，以吸引和吸引新人在您的体育或娱乐活动中担任志愿者，并促进志愿服务机会;
- 与商界发展伙伴关系，并寻找机会在退休前研讨会和培训课程上介绍你的运动、娱乐活动和志愿服务的好处;
- 与当地企业和赞助商合作，制定用于商业部门的一般广告策略;
- 在当地的生活方式、退休村和支持退休人员的组织推广你的组织和志愿者机会;
- 为会员提供担任助理、学徒或见习职位的机会，让他们在担任正式职务前，先了解不同职位的详情;
- 使用澳大利亚志愿者“GoVolunteer”在你的组织推广和宣传志愿服务;
- 联系志愿者协会，利用他们的志愿者推荐服务来推广和宣传你所在组织的志愿者工作;而且
- 确保你认可并奖励你的志愿者——他们将是你的组织以及志愿者活动的乐趣和好处的最佳推动者。
总而言之:
- 志愿者招募应首先关注目前没有志愿服务时间的协会或俱乐部成员;
- 虽然不是所有的成员都愿意付出时间，但如果他们知道别人对他们的期望，就会有更多的成员愿意付出并延长他们的自愿努力;
- 机构须清楚了解所需义工的类别和人数、他们将担任的职位和工作，以及有效运作所需的技能和特质;
- 必须查明具体的志愿人员作用和职位，并确定有效从事这些工作所需的技能和特点;而且
- *需要正式的文件，如董事会或管理委员会角色的工作或职位描述以及其他关键的志愿服务职能。
志愿者管理与协调
对志愿者管理的一个简单解释可以是将志愿者引入组织的过程，支持他们的志愿活动，并在他们离开时用新的志愿者代替他们。
虽然解释很简单，但要确保志愿者管理和协调的所有方面都得到定义、整合和实施，需要注意细节，这才能使其成为一个复杂而复杂的过程。
对于员工人数较少或完全依赖志愿者支持的体育和娱乐组织，这个过程可能会有另一个复杂程度，因为需要志愿者来管理志愿者。
重要的是，组织使用一种方法来管理志愿者，包括细节，处理志愿者过程的所有方面，一旦建立，就容易应用。这一点很重要，因为这个过程将主要由志愿者管理，他们已经将自己的时间投入到组织运营的其他方面。
下面的资料列出志愿人员管理和协调的基本要素。
文化
如前所述，一个组织应该确保它创造、管理和维持一种积极的志愿文化，这种文化定义了组织对志愿工作的依赖，并说明了全面的成员给予、贡献和承诺的重要性。
组织的领导层应该积极推动志愿服务作为一种包容性的、完整的会员活动，不鼓励少数关键成员承担大部分责任的想法。
招聘
如前所述，一个组织应该在其成员内部寻找志愿者，只有当其成员无法满足其志愿服务需求时，才应该将招募范围扩大到外部资源。
应为特定和明确的角色招募志愿者，并应制定和/或获取描述角色、职责、技能和属性的正式文件，以支持招聘过程。
一个组织的领导层应该利用一系列的策略和方法来提高知名度，推广他们的体育或娱乐活动，宣传志愿服务的好处以及各种角色和职位的可用性。
规划
志愿者的工作应与组织的运作需要，以及远景和战略计划所界定的未来需求相一致。
计划就是事先决定要做什么，什么时候做，在哪里、怎样做，以及谁负责做。
计划将一个组织从现在的位置带到它想要达到的位置。
关于志愿服务，一个有用的方法是组织制定并实施正式的志愿服务管理计划。
一份志愿者管理计划包含了所有需要的细节，以确保当前的业务得到处理，并为未来的发展制定了战略。
一个典型的计划应包括:
- 所需志愿工作的范围、规模和程度;
- 开展志愿工作所需的志愿人员人数;
- 具体的角色和职责，以及志愿工作将如何在各个角色和职位之间分配;
- 角色、工作及职位说明;
- 特定角色和职责所需的技能和属性;
- 组织内可用的技能和属性——通常从当前成员的技能审核中确定;
- 组织对志愿者的要求和期望;
- 定向和诱导过程;
- 为支援义工提供训练及发展;
- 志愿者支持流程;
- 表彰和奖励程序;
- 志愿者协调策略;而且
- 成功的评估和衡量。
附录2
志愿者管理计划模板示例如下附录2本指南。
定位和归纳
正式的入职培训和入职流程将确保志愿者了解他们在组织中的角色和责任，并具备履行义务所需的知识。
组织的领导层有责任确保所有志愿者都得到适当的入职，并拥有履行职责所需的信息、资源和知识。
入职培训和入职培训也为志愿者的表现提供了一个基准，以便志愿者和组织可以就期望以及在表现水平出现问题时应采取的行动达成一致。
它有两个不同的组成部分，一个是一般的归纳，一个是对所定义的角色或职位的具体定位。
- 感应
- 欢迎加入这个组织
- 组织文化和价值观
- 组织历史、宗旨、架构及愿景
- 志愿者的期望和责任
- 安全和法规要求
- 取向
- 角色或职位的细节
- 组织领导与志愿者角色之间的关系
- 培训和发展的要求和/或机会
- 与角色或职位相关的政策和程序
- 角色或职位所需的资源、材料和设备
培训与发展
一个组织的领导层应该确定整个组织的培训和发展需求，以及特定的志愿者角色和职位。
如果需要外部培训支持，应确定培训项目和提供者，并采取措施确保培训名额。
应在年度预算中为志愿者培训拨款。在政府资助项目提供免费培训机会的地方，应该确定并利用这些机会。
支持
应支持志愿者工作，志愿者应能获得:
- 确定的接触点-请参阅下面的协调说明;
- 公开透明的沟通渠道。志愿者应有机会听取组织的活动情况，提出问题、讨论问题、提出意见和建议;
- 支持自付费用。虽然志愿人员自愿付出时间，并不期望获得经济利益，但重要的是他们不需要大量赔钱，并在可能的情况下采取措施支付费用;
- 信息和建议。如果有组织的变化影响到志愿者的角色和责任，这些应该清楚地解释;而且
- 认可和奖励机制。尽管大多数志愿者并不期望得到认可和奖励，但组织建立适当的机制是很重要的。
协调
管理和协调志愿者工作的各个方面，并确保志愿者管理计划的有效实施，最好是通过任命志愿者协调员来处理。
协调员成为组织内所有志愿工作的联络点，并管理之前定义的志愿工作的所有要素。
在许多慈善机构和社区组织中，志愿者协调是一个带薪职位，但在体育和娱乐领域通常不是一个正式的职位。
对于本指南重点关注的体育和娱乐组织来说，该角色不太可能是带薪职位。然而，这是一个重要的角色，需要大量的志愿者的努力，这些组织可能会考虑任命几个志愿者共同承担这项职能。
中提供了一个志愿者协调员职位描述的例子附录1本指南。
总而言之:
- 志愿者管理可以被定义为将志愿者引入组织，为他们的志愿活动提供支持，并在他们离开时用新的志愿者代替他们的过程;
- 需要确定、培训、支持志愿人员并分配适当的角色、职位、工作和任务，需要协调志愿人员的工作;
- 重要的是，组织使用一种方法来管理志愿者，包括细节，处理志愿者过程的所有方面，一旦建立，就容易应用;
- 机构可考虑制订及应用义工管理计划，作为管理义工的有用工具;而且
- 设立义工协调员的角色是一个组织可以有效管理义工工作的方法之一。
遵从性和法规需求
在志愿者活动方面，组织需要考虑三个具体的方面。这些都是:
- 工作与儿童(WWC)检查;
- 志愿国家警察证书;而且
- 社团法2015 -委员会成员的资格要求。
与健康和安全等领域有关的其他国家和州立法事项在本指南的其他地方讨论。
WWC检查
以下信息来自西澳大利亚政府与儿童一起工作检查网站．
与儿童一起工作(WWC)检查是西澳大利亚州对从事与儿童有关的有偿或无偿工作的人的强制性检查策略，根据2004年《与儿童一起工作(犯罪记录检查)法》，这些工作被描述为“与儿童有关的工作”。
根据WWC法案，志愿者组织有许多义务和责任，并被要求确保所有参与儿童相关工作的志愿者在开始与儿童相关的志愿者活动之前已经申请或持有有效的WWC卡。
与儿童相关的工作的定义是广泛的，有一系列的类别，一个组织需要意识到。如果体育或娱乐活动涉及儿童，则涵盖范围扩展到组织的董事会和管理委员会成员。
WWC卡的申请是个人责任。个别义工须填写及递交申请表。然而，在递交表格前，必须由机构的“授权代表”填写并签署表格的一部分。
组织必须保留WWC卡持有人的记录，并必须能够证明符合立法要求。
WWC卡的有效期只有三年，组织机构需要有适当的程序来确保卡的续签安排得到应用。
协会和组织应参考资料简介18:体育及康乐业的WWC检查(PDF 257kb)可从“与儿童一起工作检查”网站获得。
志愿国家警察证书
以下信息来自西澳大利亚警察局．
国家警察证书(NPC)包含一个人的可公开的法庭结果和所有澳大利亚警察管辖区的待审指控清单。这可能包括交通和非警察检控事项。
个人申请证书。这是常见的做法，因为就业原因，需要证明申请人没有犯罪历史。
志愿国家警察证书提供相同级别的信息，但申请是由与志愿组织有关的个人提出的。
有一个正式的程序，志愿组织成为登记下的志愿国家警察证书安排。
一旦注册，组织就可以访问一个基于web的门户网站，该门户网站管理与所有志愿者申请和个人组织的批准相关的数据。
注册机构必须符合以下条件:
- 成立，或具有相关法律地位的非政府团体;
- 提供社区服务;
- 成为一个母公司，而不是在西澳大利亚州有志愿者工作的分支机构;而且
- 利用符合规定的志愿者。
合格志愿者的定义是:个人工作没有报酬(自费除外)，参与提供社区服务的活动，不属于强制性工作安排(如工作经验)的一部分。
有关申请注册志愿者组织身份的详细信息可在西澳大利亚政府找到社区部网站．
2015年社团法
以下信息来自西澳大利亚政府矿山、工业法规和安全部门现场．
《2015年协会法》包括了确保只有合适的人负责运营注册协会的要求。
对于具有法人地位的组织，该法案的要求是有关董事会或管理委员会成员选举和/或任命的重要考虑因素。
根据该法案，在以下情况下，禁止个人担任法人协会的董事会或管理委员会成员:
- 未被解除破产的破产人或其事务正在根据破产法进行管理;
- 曾因晋升、成立或管理法团而被定罪;
- 曾犯欺诈或不诚实的罪行，可判处监禁三个月或以上;和/或
- 已被判犯有该法第3部(官员职责条款)或第127节(关于债务的责任)下的罪行。
每个人都有责任确保自己有资格担任董事会或管理委员会的成员。
注册协会还可以采取措施，确保委员会成员的选举/任命程序符合法案的要求，并确保委员会的所有成员都符合法案规定的任职资格。
这可能需要一个法团:
- 更新规则和/或内部政策文件，以确保条款与法案的要求一致;
- 让潜在的委员会成员了解这些要求;
- 在提名表格内加上勾号，要求候选人确认他们并非未获解除破产的破产人，以及在过去五年内没有被定罪。
一个支持合并协会的核对表有关这些问题的资料可供下载。
总而言之:
- 协会、组织和俱乐部在志愿者方面有法律和立法义务需要理解，并适用适当的程序;
- 协会和组织需要管理对从事儿童工作的志愿者的要求，以及过去任何可能排除个人担任董事会或管理委员会职位的法庭结果、警察事务或定罪;而且
- 注册协会必须确保程序到位，以确保管理委员会成员的选举或任命符合立法的资格要求。
志愿者行为
雇员人数较少或完全依赖志愿者支持的体育和娱乐组织应该有正式的文件，列出志愿者行为和行为的要求。
以下资料也可适用于个别俱乐部一级。
《志愿人员行为守则》应列明以正式身份代表或代表某一组织工作的志愿人员应具备的专业和道德操守、行为和意图。
该守则应适用于组织的董事会或管理委员会成员，以及个人在代表组织时与成员和/或外部利益相关者接触的其他关键志愿职能。
通常，代码应该有一个明确的目的声明，向志愿者展示他们在代表组织时的期望。
泛型语句可能是:
本行为准则的目的是:
- 提供对志愿者应有的实际指导;
- 提供足够的背景，让一个理性的人在代表组织时理解什么是可以接受的行为;
- 建立商定的适当行为标准和对志愿人员的作用和责任的共同理解;
- 为志愿者解决问题和解决冲突提供参考;而且
- 获得志愿者的明确同意，自我监督他们的行为并遵守标准。
准则的细节将具体到每个组织，但通常它们将涵盖以下事项:
- 适当的行为;
- 尊重;
- 完整性;
- 支持;
- 鼓励;
- 安全和福祉;
- 个人陈述;
- 使用适当的语言;
- 遵守政策和程序;
- 隐私;而且
- 信息和资源的使用。
对于志愿者积极参与日常运营的组织，准则可能会扩展到更详细的事项，如社交媒体、电子邮件和互联网使用。
当志愿者访问会员信息和数据并使用组织的系统和资源进行内部和外部通信时，可能需要在行为准则中包含与该领域相关的内容。
组织可能会考虑以下内容和陈述:
- 志愿者需要确保他们在使用组织的系统撰写和发送电子邮件或社交媒体帖子时没有违反任何数据保护或隐私要求;
- 未经组织和个人的明确许可和同意，不得将会员个人信息传递给其他个人或第三方;
- 志愿者不得使用本组织的系统参与任何可能有损本组织声誉的网上活动，也不得制作或传播可能造成诽谤、招致责任或对本组织声誉造成不利影响的材料;
- 志愿者不得使用组织的系统查看或下载包含非法或不适当内容的网站的材料;而且
- 禁止使用组织的系统访问网站谋取个人经济利益、从事非法活动或一般个人用途。
总而言之:
- 有必要确保志愿者的行为和行为是适当和可接受的;
- 志愿者的行为会影响组织的声誉。当志愿者从事的工作是在公众的视野中，他们是该组织的有形代表;
- 组织需要在正式的行为准则中记录对志愿者行为和行为的期望;而且
当志愿者管理一个组织的日常运作时，就需要明确的政策和程序来定义预期的专业行为。
认可与奖励
在澳大利亚，所有的体育和娱乐活动都依赖于一队志愿者的努力来支持运作。没有志愿者，就没有有组织的体育比赛、赛事或娱乐活动。
对于本指南所关注的组织来说，志愿者的投入和努力更为关键，因为大多数组织几乎没有带薪员工。
志愿者是体育娱乐产业的中坚力量，也是社会资本的重要来源。对于小型体育和娱乐组织来说，志愿者的无偿工作对他们的运作至关重要，努力招募、留住、认可和奖励志愿者具有战略意义。
对于组织来说，考虑文件的发展是有用的，例如在志愿者管理计划中，包括以下关键要素:
- 积极的第一印象-开发和应用高质量的入职培训和入职流程，立即将志愿者与组织联系起来，并建立牢固的工作关系;
- 寻求定期反馈——建立公开和透明的沟通流程，鼓励志愿者对组织的运作畅所欲言，提出改进建议，并知道他们的反馈是有价值的;
- 定期提供反馈——确保志愿者知道他们的表现如何。寻找机会表扬、加强和提供建设性的建议;
- 创造一个包容的环境——确保志愿者适当地参与战略或业务层面的决策过程。将志愿者定义为团队的一部分;
- 提供培训和发展机会-确定组织技能要求，并为志愿者提供建立技能基础的机会。支持那些想要转换到新的或不同角色的志愿者;而且
- 宣传义工的影响-让义工知道他们的努力如何支持组织的战略目标和运作活动。确保他们知道他们能带来改变。
前面关于志愿文化的重要性的解释支持了制定和实施志愿者认可和奖励策略的需要。
对个人志愿工作的认可可能是整个志愿人员管理中最重要的因素。
承认和认可人们为组织所做的工作，这一简单的行为，将比几乎任何其他行动都更能激励、热情和留住志愿者。
认可是一种真诚和有计划的回应，它重视志愿者的努力和贡献。表彰过程的延伸是为志愿工作提供奖励。奖励是有形的、有意义的行为，向志愿者表明他们的努力得到了组织的认可、重视和赞赏。
当认可和奖励活动关注个人努力、个性化、多样化和真诚时，效果最好。
表彰和奖励活动应:
- 在某项志愿工作完成后立即提供;
- 具体的:特定的和详细的，以适应特定的个人努力;
- 始终如一、不偏不倚，使个别志愿人员不会比作出类似努力的其他人更受青睐;而且
- 真诚的，是组织提供的，因为做了什么，而不是谁做的。
认可和奖励活动的清单几乎是无穷无尽的，只受限于组织内部的想象力和可用的资源。机构可考虑以下事项:
- 进行适当的志愿者招募;
- 让志愿者参与活动规划;
- 提供培训和发展机会;
- 支持发展，并为志愿者寻找扩展技能的机会;
- 提供安全的工作环境;
- 向潜在雇主推荐志愿者;
- 抽出时间倾听志愿者的想法和担忧;
- 认识和照顾个人需要和问题;
- 庆祝成就和努力;
- 通过时事通讯或社交媒体平台向志愿者通报情况;
- 提供推荐信;
- 分配布告栏或社交媒体空间以表彰志愿者的成就;
- 举办颁发证书、奖章或奖章的颁奖活动;
- 对志愿者进行个人表扬;
- 写感谢信和明信片;
- 在时事通讯和社交媒体上感谢志愿者;
- 在颁奖晚会或周年大会上颁发义工奖;
- 提供特别活动和活动的免费门票;
- 为志愿者安排与商家或赞助商的折扣;
- 报销已付费用;
- 当员工离开公司时，向他们告别;而且
- 为多年的服务颁发奖励。
志愿者支付
向志愿者支付报酬通常不被视为组织认可和奖励策略的一部分。
本指南所建立的志愿工作的基础是澳大利亚志愿服务定义:
志愿服务是自愿为公共利益付出时间，而不获得经济利益
然而，在某些情况下，组织可能希望向志愿者支付报酬，以表彰他们所做的工作，偿还费用或作为酬金——对志愿或专业服务的奖励。
2015年协会公司法允许注册协会的成员报销与协会事务有关的任何自付费用。在退款前，一般要求会员提供付款证明，例如收据。
如果一个机构想要为成员提供的服务支付酬金，就必须明确支付的原因。该法案并没有直接提到酬金，但对成员的一般付款不能用作分配协会收入的一种方式。任何付款必须符合协会规则(章程)中的规定。
一般而言，向志愿人员支付的款项如具有以下部分或全部特征，就不会被视为应评税入息:
- 为偿还费用而支付的;
- 与受助人的创收活动或服务无关联;
- 不是雇佣报酬;
- 不依赖的:日常生活开支不依赖的;
- 收款人不希望定期付款的;
- 协会无支付义务;而且
- 作为象征性的付款。
如果一个组织定期、持续地向志愿者支付款项，就需要就这些款项对就业状况和税收的影响寻求正式的专业法律和/或财务建议。
总而言之:
- 重要的是，志愿者的无偿工作得到认可，并建立奖励志愿者工作的程序:
- 对于完全依赖志愿者投入和努力的组织来说，认可和奖励策略对有效运作至关重要:
- 认可和奖励策略是激励、热情和留住志愿者的最强大的刺激因素;
- 表彰和奖励策略在关注个人努力时最为成功;而且
- 向志愿者支付报酬是允许的，但在定期、持续支付报酬时，组织应寻求专业意见。
志愿服务的好处
西澳大利亚所有有组织的体育和娱乐活动都依靠志愿者的努力。如果没有志愿者，周末的比赛、比赛、活动和比赛就不会举行，周中训练课就不会举行，也就不会有大批父母、家庭成员和朋友愿意抽出时间来管理、指导、管理和组织体育活动。
参与体育和娱乐组织的志愿者是体育和娱乐产业的基础，为国家提供了重要的社会资本来源。
然而，并不是所有的组织成员都做志愿者，也不是所有的人都认识到做志愿者的好处。
澳大利亚体育委员会(Australian Sports Commission)在2014年关于志愿服务的报告《志愿者——市场细分》(Volunteers - Market Segmentation)中进行了一项研究，确定了不同类别的志愿者以及推动不同类别的动机。
研究发现，近70%的体育和娱乐组织志愿者积极参与支持家庭成员，因为他们享受参与志愿组织的社会互动和联系。
该报告将这两类人分为“快乐帮助者”和“社区承诺者”，前者是那些愿意花时间帮助孩子和其他参与的家庭成员的人，后者是那些从志愿工作中获得真正乐趣并与组织目标紧密相关的人。在这两个类别中，志愿服务很可能超出了单个组织。
该报告还确定了其他一些类别，包括通常不做志愿者的群体，但除了“快乐帮手”和“社区承诺者”之外，还有一些类别会做志愿者，并且了解志愿者的好处，这是组织应该集中精力招聘的地方。这些人包括:
- “自我服务者”，如果他们能看到某种有形的个人利益，比如技能和工作经验，他们就会很乐意做志愿者;
- “被边缘化”的人，如果他们的身体能力和其他义务符合他们的任务和活动，他们就会很高兴地做志愿者;而且
- “被占领观察员”通过孩子的参与参与组织，只要孩子继续参与，他们就会成为志愿者。
在所有类别中，更多的志愿活动对组织和个人都有明显的好处。
很明显，如果没有志愿者，大多数体育运动都将停止运作，因此体育组织的直接利益是显而易见的，但志愿者个人的利益是什么呢?
个人利益
多年来进行的大量研究表明，志愿活动对健康和社会都有好处。一般来说，志愿者有强烈的社区意识，喜欢与志同道合的人在一起，身心健康，从志愿者工作中获得满足感。
那些在体育和娱乐组织做志愿者的人也更有可能过上健康的生活方式。
体育志愿活动通常与儿童的活动有关，作为志愿者的父母、兄弟姐妹和大家庭成员报告说，这是他们作为一个家庭所能做的最有价值的事情之一。
志愿服务为当地社区组织提供了积极的贡献，并为志愿者个人提供了一系列积极的体验。
志愿者将:
- 培养更强的自信心。志愿活动提供了一个尝试新鲜事物的机会，在一个没有威胁的环境中，有其他人的支持，结果与经济回报或职业发展无关。志愿活动能带来成就感。
- 为组织带来改变。大多数体育和娱乐志愿者都是他们志愿服务的组织的成员。在非常真实的意义上，自愿的努力正在改善个人自己的协会或俱乐部，并因此为个人、其他成员和组织带来切实的结果。
- 结识新朋友，发展人际关系。体育和娱乐组织里都是追求共同兴趣的人。志愿服务可以帮助人们认识对体育或娱乐活动有相同兴趣、热情和激情的人。
- 为当地社区做贡献。体育和娱乐组织注重参与、参与和包容。志愿服务可以帮助个人在社区中建立联系和关系。
- 获取知识，学习新技能。许多志愿者在开始他们的志愿生活时，对组织中所要求的角色或责任知之甚少。随着时间的推移，在组织的支持下，个人获得知识，发展行政技能，领导和管理能力，财务理解，指导和指导技能以及其他广泛的属性，这些属性通常有助于超越他们的志愿生活，支持工作愿望和职业发展。
- 面临挑战。通过志愿服务，个人可以尝试在个人、工作或学习生活中可能无法体验或尝试的任务、活动和项目。他们可以尝试一些不同的东西，寻求实现个人目标，练习，发展和提高他们的技能。
- 喜欢参与。一个人加入一个体育或娱乐组织是不太可能痛苦的。目的是参与愉快的追求，与志同道合的人一起玩得开心。志愿活动增加了乐趣。
社会福利
体育和康乐组织是社会结构的重要组成部分。组织为社区内的个人和团体提供了积极参与身体和精神刺激活动和竞争的机会。
体育促进参与和健康的竞争，地方协会和俱乐部成为社区发展的焦点。
志愿者为支持当地社团和俱乐部所做的努力为社区带来了巨大的利益，包括:
- 积极的团体成员，更好的公民参与，强大的社会网络，组织成员之间以及参与同一体育或活动的其他组织成员之间的更高水平的信任;
- 更强的社区联系、社会互动和关系，促进组织内部和跨组织的合作，发展友谊，这是生活的重要组成部分;
- 增加社区参与，许多志愿者将时间奉献给多个组织;而且
- 通过志愿活动加强社会凝聚力是发展和维持健康、融合和安全的地方社区的一个关键因素。
总而言之:
- 志愿人员为体育和娱乐活动提供基础，并为国家提供重要的社会资本来源;
- 作为一个群体，志愿者通常喜欢他们的志愿工作，并致力于他们所在组织的目标和目标;
- 在一个组织中一起工作的志愿者有一个共同的目标，喜欢与有共同兴趣的人互动，并从志愿者工作中获得一种满足感;
- 志愿者的工作是支持当地社区发展的重要贡献，并为志愿者个人提供了一系列积极的经验;而且
- 依靠志愿者工作的体育和娱乐组织是一种社区资产，为积极参与比赛和活动提供了机会。
安全、支持和包容的环境
所有组织都有责任为员工提供一个安全、支持和包容的工作场所。这项责任延伸到志愿者。
对于雇员较少的体育及康乐机构，有必要确保政策及程序能处理工作环境的所有方面，并涵盖董事会及管理委员会成员及其他主要志愿人员代表机构进行正式及明确工作的活动。
澳大利亚州志愿服务协会制定的志愿参与国家标准的标准6:
志愿者的健康、安全和福利在工作场所得到保护。
工作场所安全和福利确保组织将志愿者纳入其健康和安全程序，并承认其对志愿者的照顾义务。
达到这一标准有助于组织履行其义务，保障志愿者的健康和安全，管理风险，并为志愿者提供一个支持性和响应性的工作场所。
有一项要求，所有在组织工作或参与组织活动的志愿者不得因性别、种族、肤色、民族、性取向、婚姻状况、宗教或信仰、年龄或残疾而遭受欺凌、骚扰、恐吓或受害。
组织应该采取措施，创造一个工作环境，让志愿者的个人特征和差异以及他们所做的贡献得到认可和重视。
机构应考虑:
- 使用正式的政策和程序，确保所有志愿者在一个促进尊严和尊重的工作环境中工作，并排除一切形式的恐吓、骚扰和欺凌;
- 提供培训、发展和晋升机会，以支持志愿者技能的发展，并允许志愿者在组织中的不同角色、职位和职能之间流动;
- 促进本组织工作各方面的透明、公平和平等;
- 处理政策和程序违规和不当行为的正式程序:以及
- 年度审查所有工作场所的健康、安全和福利政策、程序、流程和系统，以确保货币和相关性。
如前所述，组织可能还希望在志愿者行为准则中包括其他与工作相关的安全和福利问题，如酒精和药物滥用。
虽然本指南所关注的组织不太可能有内部能力来处理参与组织活动的志愿者滥用毒品和药物的问题，但有必要确定如何处理这一问题的政策。
机构可能希望指明:
- 在组织能力范围内，为有酗酒或滥用药物问题的志愿者提供合理的帮助;而且
- 在使用酒精和其他物质影响志愿者行为、表现和组织声誉的情况下，执行纪律措施。
工作场所安全
联邦和州有一系列关于工作场所健康和安全的立法，涵盖志愿人员代表一个组织所从事的工作。
组织必须确保他们有适当的系统来管理工作场所安全义务。
关于工作场所安全，一个组织需要了解并采取行动的两个要素。这些涉及疏忽和工作健康与安全(也称为职业健康与安全或OHS)。
工作场所过失有两个要素。首先，组织对志愿者的安全负有责任而且,其次，志愿者参与和工作的人的安全，如其他志愿者、组织成员和公众成员。
组织必须了解其对志愿者的照顾义务，以及需要满足的照顾标准，以便保护志愿者、组织和与组织互动的人员。
与工作场所健康和安全(提供安全工作环境)有关的立法很复杂，关于工作场所和受雇人员的定义并不适用于所有志愿活动。
从本质上讲，机构必须:
- 识别工作场所内的任何危险;
- 评估可能作为危险后果而产生的风险;
- 决定适当的管制措施，以防止及尽量减低风险的程度;而且
- 实施这些控制措施，并监测和审查结果。
在确定了危害、风险和措施后，组织可能需要提供以下内容，作为其工作场所健康和安全战略的一部分:
- 与任务相适应、工作状态良好且不会危及志愿者安全的工具、设备和资源;
- 提供有关手动搬运和起吊重物的培训、意见和支援;
- 个人防护装备和个人卫生建议;
- 培训、建议和支持，以确保指定的角色、职位和任务能够安全地执行;而且
- 就其他已确定的风险领域提供咨询和支持，如缺乏水分、暴晒、吸烟、药物滥用和伤害管理。
组织可以获得有关为志愿者提供安全工作场所的各个方面的详细信息，特别强调组织对志愿者的法律义务全国志愿者指南．
组织可能还希望就其与志愿者代表组织工作有关的工作场所安全义务寻求正式的专业意见。
总而言之:
- 组织有责任为志愿者提供一个安全、支持和包容的工作场所。
- 当一个组织依赖于志愿者的工作时，就需要确保志愿者感到安全，不受欺凌、骚扰或恐吓。
- 组织有义务确保志愿者不接触任何不安全的工作方式。
- 组织应了解其注意义务要求，以便其志愿者、组织和与组织互动的人员受到保护。
投诉及纪律事宜
体育和娱乐环境可能会以多种方式产生冲突，组织应制定适当的程序，以便在冲突出现时以非正式方式处理和解决冲突。尽早干预和公开沟通对冲突各方都有利。在将问题升级到更正式的程序之前，应尽一切努力找到一项使各方都满意的解决办法。
当冲突情况变成投诉或纪律问题时，要求组织有正式的投诉和争议解决程序。
的2015年社团法要求所有注册成立的社团在《社团规则》(章程)内订明如何处理争议及投诉的程序。
不管是否需要正式的程序，一个依靠志愿者努力运作的组织的起点应该是在相互尊重的基础上采用管理和沟通实践。
董事会或管理委员会成员和志愿者应采取鼓励开放和诚实的沟通、合作和协作的做法。
机构可考虑采用以下原则:
- 三思而后行——如果每个人在做出反应前都考虑了各种选择，问题可能会以最小的混乱和不需要正式程序的方式得到解决;
- 倾听和反思——积极倾听他人的话，承认他们的担忧会缓解局势;
- 确保公平——不要对问题和情况做出假设;
- 处理问题——抛开情绪，直接处理问题;
- 承担责任——承担问题的所有权，并在必要时承认错误;
- 直接沟通——说话清晰直接;
- 找出真正的问题——寻找可能导致重复关注或问题的潜在原因;
- 着眼未来——从组织和个人的情况和位置中学习未来;而且
- 共同成功——总是努力争取一个对组织、成员和志愿者都最有利的结果。
对于依赖志愿者的组织来说，采用上述原则，并使用本指南中之前描述的文化、协调和行为建议进行预防，是处理关心或不满的志愿者的最佳方式。
然而，当问题出现时，一个组织必须有明确的程序，可以很容易地公平地适用于所涉及的个人，并符合组织及其成员的最大利益。
当有明确和透明的安排时，大多数问题都可能通过直接与相关个人打交道而不是将问题发展为正式投诉来解决。
只有当董事会或管理委员会未能公开处理志愿者关心的问题，并忽视了相对较小的问题才会升级。
机构应考虑以下事项:
- 在某些时候可能会出现争端和投诉，因此需要简单的程序来解决这些问题。对于法人协会来说，这是没有选择的。有立法要求在结社规则(章程)中界定程序。
- 确保一个组织按照其规则运作是一种集体责任。这种责任延伸到所有成员，而不仅仅局限于董事会或管理委员会。如果所有成员都积极关注适当的治理和良好的管理，投诉和纠纷就不太可能发生。
- 在大多数情况下，问题、关切和投诉很可能可以通过非正式程序得到解决，即董事会或管理委员会成员和志愿者讨论问题，并在进入正式程序之前得到满意的结果。
- 争议解决程序的主要目的是维持组织的和谐，并以公平、一致和及时的方式处理投诉。如果志愿人员积极参与范围广泛的行动，就可能更容易出现问题。常识和良好实践将确保这些问题得到妥善处理。
当投诉或争议超出非正式讨论范围，启动正式的投诉和争议解决程序时，提出投诉的志愿者和董事会或管理委员会成员都应认识到，他们在整个过程中的行为将对结果产生重要影响。
在程序结束时，投诉人和组织将需要继续前进，因此，组织的最大利益及其所有成员的利益需要得到保护。
参与这一过程的个人应注意以下事项:
提出投诉的志愿者需要:
- 接受他们的投诉或争议已触发正式程序，董事会或管理委员会应被允许在向外部各方提出问题之前对投诉作出回应;
- 小型体育和娱乐组织的董事会和管理委员会几乎总是由其他志愿者组成，他们的时间和资源有限。有必要接受一个现实的时间表来处理这个问题;
- 认识到当投诉和争议是针对组织的其他成员(通常是其他志愿者)时，重要的是，索赔要有所指控的事件和/或活动的证据来充分支持。组织的时间和精力不应浪费在虚假声明上;而且
- 确保他们与负责监督投诉和争议解决程序的董事会或管理委员会成员的所有交易都以礼貌和尊重的方式进行。
管理投诉和争议解决程序的董事会和管理委员会成员需要:
- 接受一个组织的所有成员提供他们的时间和精力作为志愿者都有权利提出他们的担忧，并在适当的时候提出正式的投诉。志愿者不应因提出问题或投诉而受到歧视、针对或惩罚;
- 确保董事会或管理委员会成员了解他们的责任，确保投诉得到充分和适当的考虑，以及用于解决争议的程序是透明、公平和公正的;
- 当投诉或争议涉及董事会或管理委员会成员时，妥善管理流程。在这些情况下，作为投诉对象的成员不宜参与正式程序;
- 在约定的时间内处理投诉和争议。不必要地延长这一进程是不能接受的。可避免的延误只会使情况更加恶化;而且
- 确保他们以礼貌和尊重的态度与投诉志愿者打交道。
关于注册协会，请参阅矿业、工业法规和安全部门的出版物“INC -西澳大利亚注册协会指南”以及关于解决投诉和纠纷的章节2022世界杯抽签完整视频。该指南可在;www.commerce.wa.gov.au
总而言之:
- 一个依靠志愿者的组织应该采用鼓励开放和诚实的沟通、合作和协作的工作实践;
- 当冲突发生时，组织应该在将问题升级到更正式的程序之前寻找解决方案和满足各方的解决方案;而且
- 当出现需要正式干预的问题时，重要的是组织应用对相关个人公平的程序，符合组织及其成员的最佳利益。
继承和过渡
继任计划是在一个组织中识别和培养关键人物的过程，这样他们就可以在其他人离开时接替他们，或者识别组织外部的人，当人们离开时，可以招募他们来填补角色。
如果应用得当，继任程序应该能培养一批有能力和经验丰富的人，他们随时准备在职位空缺时进入。
期望的结果是，一个组织将是可持续的，其运作的连续性和确定性，并将为持续和/或更大的成功、增长和改进做好准备。
在商界，继任计划，特别是董事会职位和高级管理职位的继任计划，是一个结构化、详细和全面的过程。
在依赖志愿者努力的组织中，继任计划原则的应用更成问题。
当大部分可用时间都花在管理组织的运营上时，很难找到时间来关注未来的需求和满足这些需求所需的志愿者。
然而，重要的是，作为本指南重点的组织要花时间考虑志愿者的继承和过渡，以取代离开的志愿者。
这个过程可能不像商业世界中使用的那样详细，但仍然需要结构和形式而且董事会和管理委员会成员有责任为其成员的最佳利益规划未来。
虽然这似乎是一个显而易见的声明，但一个组织在招募志愿者之前需要知道需要填补和完成哪些角色、职位和工作。
对于本指南所关注的大多数组织来说，需要考虑的与继任有关的角色和工作是董事会和管理委员会的职位——总裁、副总裁、秘书和财务主管——以及任何其他对有效运营至关重要的关键志愿角色。
寻找志愿者可能是一项挑战，但本指南中其他地方描述的文化、协调和行为信息旨在定位组织，使志愿者招募变得不那么困难。
重要的是，首先要把文化、协调和行为组成部分做好。
当结构正确，文化、协调和行为原则得到应用时，招聘、继承和过渡过程将更容易实施。
本指南中其他地方提供的志愿者招募信息适用于董事会或管理委员会职位的填补。
机构应分析其所有主要志愿者角色的细节，并对有效领导和管理机构所需的技能和属性做出准确的描述。
所有董事会或管理委员会职位以及任何其他对有效运作至关重要的关键志愿职位的正式职位描述均应记录并记录详细信息。
组织应:
- 专注于以“商业”方式运作和管理高效组织所需的技能和专业知识;
- 寻找正确的技能。应采取步骤，告知希望填补当选职位的成员角色所需的技能和属性。技能和经验应是所有指定职位的衡量标准;
- 在正确分析领导和管理组织所需的技能、属性和能力的基础上，采用接班和过渡做法，而不是临时填补角色;
- 所有与董事会或管理委员会职位和其他关键志愿者职位相关的志愿者招聘应与组织的总体战略方向一致;
- 计划未来的技能和能力需求。应招募志愿者担任助理、学徒或影子角色，以便组织建立一个技术人才库;
- 为义工建立技能及专业发展途径，并寻找机会提供培训及发展;
- 保持活力和相关性。组织需要识别、评估和利用当代实践和技术。确保遵守协会规则(章程)的要求，但以最佳实践运作，并根据不断变化的情况进行调整;而且
- 根据技能、能力、经验、知识和热情招聘、培养和提拔合适的人才。
对于几乎完全依靠志愿者努力的小型体育和娱乐组织来说，总是会有继承和过渡的困难。其目的是降低难度，建立一种组织文化，并采用一些做法，使志愿工作更容易、更愉快。
企业需要积极主动，想办法引进新人才。
机构可能希望将以下关键要素作为其组织重点的一部分:
计划
确保组织有一个明确的战略方向，最好是在正式的战略计划中记录下来。弄清楚公司的发展方向，找出实现目标的最佳方式，并确保公司拥有实现目标的能力、技能和属性。
连续性
努力建立一个重视系统、政策、过程和程序连续性的模型。个体志愿者会来也会走，但组织内部的结构和框架应该是强大的，无论个性如何都应该保持。弄清楚需要做什么，谁需要做，以保持组织的有效运作。
自我
组织中的每一个角色、职位和工作都是有价值的。显然，有些角色需要投入更多的时间或更广泛的技能，但为了确保有效运作，需要所有志愿人员的共同努力。这里容不下被误导的自我。每一份工作和所有的工作都可以由别人来做。
内部
寻找新的志愿者和人们成功进入关键组织角色的第一个地方是内部。寻找有热情和意愿的成员。发展鼓励更多志愿者参与的文化、协调和行为原则。
外部
总会有新人才的空间，如果协会规则(章程)允许任命成员，组织应该从外部寻找他们所不具备的技能、属性和经验。
意想不到的
组织领导和管理的一个关键要素是风险的识别和管理。为意外做好准备。确保有一个内部知识库，了解组织的系统、政策、流程和程序。分担责任。
总而言之:
- 组织需要为未来做好计划，并制定适当的继任和过渡流程，以确保关键职位由最优秀的人才担任;
- 当一个继承过程得到充分发展和适当执行时，其结果应该是提供有技能的志愿人员，他们准备在职位空缺时进入;
- 一个有效的接班过程的最佳结果是，一个组织将继续稳定地运作，无论涉及哪些人，都将处于增长和改进的位置;
- 当一个组织拥有正确的文化、适当的协调和志愿者行为实践时，新的志愿者的继承应该更容易申请。
核对表-义工管理的主要组成部分
本指南的内容旨在帮助主要依靠志愿者努力进行治理、管理和一般运作的小型体育和娱乐组织。
该指南的目的是确保组织拥有必要的信息，以确保他们所需的志愿者劳动力，并将工具到位，以确保良好的工作实践。
虽然每个组织的情况和背景都会影响结果，但如果正确应用指南中的信息，将产生积极的结果。
以下的清单将允许组织根据指南的各个组成部分衡量其现状，并确定需要改进或发展的领域。
请花时间根据清单中的项目来评估您所在组织的现状。
诚实的评估将让你发现需要工作的领域，并突出你的组织可能需要获取额外信息或寻求进一步建议、帮助和支持的问题。
检查表
检查列表以访问您的组织中的志愿者管理
志愿者管理清单
| 志愿者管理的关键组成部分 |
你所在组织的情况 |
是的
流程到位 |
没有
需要解决 |
=“上校”未知的范围
需要识别 |
志愿服务文化-对志愿者的依赖是明确陈述和理解的 |
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志愿服务文化-期望成为会员需要付出和贡献 |
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志愿者招募-义工工作的规模和范围是已知的 |
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志愿者招募-有关于主要志愿者角色的正式文件 |
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志愿者招募-有适当的程序来识别和招募志愿者 |
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志愿者管理-志愿者活动与战略方向一致 |
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志愿者管理-有正式的培训和发展流程 |
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志愿者管理——志愿者工作得到有效协调 |
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遵从性和法规-了解所有法律和立法义务 |
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遵从性和法规-有流程来管理义务 |
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志愿者行为-知道并陈述对行为和品行的期望 |
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志愿者行为-有正式的行为准则 |
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认可与奖励-有正式程序认可和奖励志愿工作 |
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安全包容的工作环境-有正式的政策和程序 |
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安全包容的工作环境-有切实可行的安全系统和程序 |
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投诉-有正式的流程 |
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投诉-志愿者完全了解正式流程 |
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继承-理解正式继承和过渡的需要 |
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继承-有正式的计划和文件 |
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附录1
示例:关键志愿者职位描述表单
总统/主席
总统在组织中扮演关键的领导角色，全面负责治理、管理和行政。
总统制定年度委员会的总体议程(与成员的意见一致)，帮助管理委员会确定目标的优先次序，然后通过在总体框架内工作，使董事会/委员会保持正轨。在业务层面，总统的主要功能是促进有效的委员会会议。
对总统负责，由会员选举产生，负责代表会员意见。总统对组织的成员和董事会/委员会负责。在委员会会议上，总统应报告运营情况。
职责与义务
- 坚持本机构的使命、抱负、策略方向及价值观
- 提供有效、高效的领导，包括对组织中负责行政和财务的人负责
- 管理委员会和/或执行会议，包括年度股东大会和相关报告
- 在地方、区域、州和国家各级代表组织
- 鼓励一个包容、支持和加强社区的组织
- 促进组织的活动
- 建立良好的内部和外部关系
- 作为组织法律和财务事务的签署人
- 确保所有董事会/委员会成员和子委员会履行他们对组织的职责，根据需要协助他们履行职责
- 与副总裁合作，确保组织的顺利运作
- 确保执行未来的计划和预算，使组织能够可持续发展，并按照成员的意愿运作。
所需知识和技能
- 有效的沟通者
- 熟悉组织的所有活动
- 意识到并能够通过考虑成员的计划来指导组织的未来方向和计划
- 良好的工作知识，章程，规则和所有办公室负责人和小组委员会的职责
- 为组织所有成员提供支持的领导者。
副总裁/副主席
副总裁在组织中起着关键的领导作用，并支持总统在组织的治理、管理和行政方面的工作。
副总裁协助总统制定年度委员会的总体议程(与成员的意见一致)，帮助管理委员会确定目标的优先次序，并支持董事会/委员会的其他成员保持轨道并在总体框架内工作。
在业务层面，副总裁的主要职能是支持总统，并在总统不可用时代替所有官方职责和活动。
由会员选举产生，对副会长负责，负责代表会员的意见。副总裁对总统、其他董事会或管理委员会成员以及组织的一般成员负责。在总统无法使用的委员会会议上，副主席应报告业务情况。
职责与义务
- 坚持本机构的使命、抱负、策略方向及价值观
- 提供有效、高效的集体领导，包括对组织中负责行政和财务的人负责
- 管理委员会和/或执行会议，包括年度股东大会，包括总统缺席时的相关报告
- 在地方、区域、州和国家各级代表组织支持总统
- 鼓励一个包容、支持和加强社区的组织
- 促进组织的活动
- 建立良好的内部和外部关系
- 根据需要，作为组织法律和财务事务的签署人
- 协助总统确保所有董事会/委员会成员和子委员会履行他们对组织的职责，根据需要协助他们履行职责
- 与总统合作，确保组织的顺利运作
- 与总统和其他董事会/委员会成员合作，确保执行未来的规划和预算，使组织能够可持续发展，并按照成员的意愿运作。
所需知识和技能
- 有效的沟通者
- 对组织的所有活动都了如指掌
- 意识到并能够通过考虑成员的计划来指导组织的未来方向和计划
- 良好的工作知识，章程，规则和所有办公室负责人和小组委员会的职责
- 为组织所有成员提供支持的领导者。
秘书
部长是首席行政官员。这个人在成员、董事会或管理委员会和外部机构之间提供协调联系。
对秘书负责，直接对总统和组织成员负责
职责与义务
- 坚持组织的使命、愿景和价值观
- 与总统协商准备组织会议议程
- 安排会议，包括地点、日期、时间和餐饮
- 向与会者发送充分的会议通知
- 收集和整理办公室工作人员的报告
- 呼吁并接受董事会/委员会和组织内其他关键职位的提名
- 组织年度股东大会(AGM)
- 记录、记录并及时分发会议记录
- 及时阅读、回复和归档信件
- 整理和安排打印年度报告
- 保存会员姓名、地址、终身会员及赞助人的登记册
- 维护法律文件档案，如宪法、租约和业权
- 担任组织的公职人员，与公众、附属机构和政府机构保持联络。
- 组队参加比赛;代表该组织出席州协会会议;在组织和成员之间沟通信息。
所需知识和技能
- 有组织的
- 能够委派工作
- 有效的沟通者
- 保密
- 了解组织的规章制度、章程、规章制度和政策。
财务主管
司库是该组织的首席财务管理官。财务主管监督俱乐部的所有财务，并可担任财务委员会的主席。
对司库负责，直接对总统和成员负责组织的财务管理。
职责与义务
- 坚持扶轮社的使命、愿景及价值观
- 随时充分了解俱乐部的财务状况
- 准备预算并仔细监控
- 保持俱乐部账簿的更新，包括所有付款和收款的记录，包括开具收据
- 如有需要，在定期会议上向财务主管提交财务报告，并确保所有董事会/委员会会议上都有财务报告
- 出示收到的钱已存入银行的证据，并提供所有支付的钱的文件
- 确保每年准备审计资料，并制作年度财务报告
- 发送账目，支付账单，安排财务审计，管理零用现金
- 适当地给俱乐部成员发发票(例如年费、制服、装备)。
所需知识和技能
- 有组织的
- 能够定期分配时间对账本进行维护
- 能做好记录
- 能够有条理、有条理地工作
- 了解年度审计要求。
志愿者协调员
目的
志愿者协调员的职责是在整个组织范围内招募、支持和认可志愿者。
对总统和其他管理委员会成员以及组织的全体成员负责。
责任
- 为组织制定一份志愿者需求清单。
- 制定、管理和维护志愿者管理计划
- 积极招募志愿者。
- 确保进行必要的志愿者筛选。
- 招募新志愿者，或组织相关人员协助新人入职。
- 当志愿者有问题时，作为他们的主要联络点。
- 通过组织的沟通渠道积极认可志愿者。
- 按要求参加董事会或管理委员会会议。
所需知识和技能
- 组织能力强，注重细节
- 能够分配协调角色所需的时间
- 对成为一名志愿者充满热情，并能够向他人推销参与
- 能够发展良好的工作关系
- 在整个组织中具有高知名度和能见度
- 善于运用各种沟通渠道
- 精通社交媒体平台的使用。
总务委员会职位
目的
一个有效的董事会或管理委员会由具有适当技能的人组成。一般来说，他们应该具备以下素质:
- 愿意承担责任
- 对公司充满热情和奉献精神
- 良好的沟通能力
- 要有道德，诚实守信
- 善于团队合作
- 认识委员会的作用和职能。
对总统和其他管理委员会成员以及组织的全体成员负责。
责任
总务委员会成员的职责是在以下方面支持正式负责人并发挥集体领导作用:
- 在任何时候都以组织的最佳利益行事
- 确保组织在其组织规则的范围内运作
- 确保遵守政策、法律和法规
- 风险管理
- 根据既定目标，监察组织的表现
- 确保总统和其他高级官员提供令人满意的领导、计划、组织、控制和继任
- 通过公开沟通、通讯、电子邮件和定期会议，让俱乐部成员和其他利益相关者了解俱乐部的所有活动，包括会议结果和即将举行的活动
- 承认扶轮社社员的需要
- 创建和管理行动计划，设定目标，发展和更新政策和程序
- 评估和监督管理组织的志愿者的表现
- 监督机构的财务管理。
志愿者管理计划示例
简介
为了本计划的目的，志愿者将被定义为一个或多个执行组织所定义的角色的人。这个定义与澳大利亚志愿服务组织对志愿服务的定义是一致的，志愿服务是“自愿为公共利益付出时间，没有经济利益”。
所扮演的角色可能包括一次性的和持续的活动，但这并不否定所有志愿者角色的宝贵贡献。没有每个志愿者，一个组织就无法成功运作。
本文件应与组织的政策和程序结合阅读并应适当考虑志愿者职位说明的内容。
志愿者周期
本志愿服务管理计划(VMP)旨在支持积极的志愿服务文化。
该计划确定了组织目标的优先级，并确定了要实施的关键战略。
该计划的目的是:
- 将组织的使命和愿景与其志愿者的活动联系起来
- 帮助组织招募志愿者
- 帮助志愿者培养对组织的责任感
- 提供和/或计划培训和发展机会
- 认可并奖励志愿者的努力和表现。
下面的图表说明了志愿者活动周期的各个阶段。这个周期为志愿人员管理提供了一个框架，应酌情加以监测和审查。
该计划将具体针对志愿人员周期的每一个领域。需要注意的是，并非志愿者周期的所有阶段都与所有志愿者角色相关。志愿者的参与程度和他们所扮演的角色将决定他们将经历周期的哪个阶段。
愿景
组织的愿景将通过志愿者的贡献来实现。
(插入愿景陈述)
策略/计划
为了有效地管理志愿者以及志愿者与受薪员工之间的关系，本组织制定了以下政策和程序:
(插入政策和程序)
招聘
招聘是吸引新志愿者加入组织的过程。然而，这也包括为现有的志愿者寻找新的角色。
该协会/机构目前采用的招聘方法包括:
(插入方法)
所使用的方法将根据角色的需求而有所不同。在入职过程中，将向每位志愿者提供完整的角色描述。
筛选与筛选
如果适用，准志愿者将申请他们感兴趣的职位。
申请人将根据经验、技能和与职位相关的培训进行评估。
根据职位的不同，申请人可能还需要获得警察资格证书和/或儿童支票工作证书。这些检查的费用将由组织承担。
所有志愿者都应签署一份职位说明，表明他们具备履行预期职责的能力，并同意其角色的责任。除了同意所提供的职位描述外，所有志愿者都应获得一份组织政策和程序的副本。在阅读政策和程序后，志愿者还应签署一份表格，声明他们已阅读政策和程序并同意遵守这些政策和程序。
对志愿者的期望将包括以下细节:
(插入细节)
取向/感应
协会/机构的组织结构图如下所示。
入职培训过程可以让志愿者熟悉组织以及成为其中一员所涉及的关键信息。这一过程也确保了组织能够勾勒出志愿者的明确期望，包括行为和态度。
根据职位的不同，志愿者的入职会有所不同。
对于正在进行的职位，志愿者的联系人是:
(填上义工协调员详情)。
志愿者协调员将与志愿者正式会面，并确保所有适当的文件都已完成。对于一次性的活动志愿服务，志愿者的联系人可能会根据活动而有所不同。入职仪式将于活动当日举行或由活动指定的志愿者协调员提前安排。
培训/发展
志愿者将获得培训和发展机会。这些机会将作为协助志愿人员更好地发挥其作用和发展其技能的一种手段。
如果志愿者感兴趣的组织中有不同的志愿者角色，我们会合理地努力提高或培训志愿者的技能以胜任该角色。一个组织可能在任何时候都不知道所有可用的培训机会，因此，鼓励和支持志愿者独立地为自己寻找培训、教育和发展机会。
识别/评估
所有志愿者对组织的贡献被高度重视。考虑到保留志愿者的关键是适当的认可，我们将尽一切努力感谢志愿者并认可他们的贡献。
目前，人们通过以下策略来表达对志愿者的感激之情:
(插入策略)
为表扬义工的贡献，我们会遵循以下指引，就义工的表现提供意见。该组织将是:
- 立即
- 准备
- 具体的
- 积极的听者
- 在任务
- 客观的
- 一致的
- 积极的
- 真诚的
退出策略/继任计划
志愿者角色的时间长短将根据角色而定。例如，董事会公关管理委员会成员可能被指定担任一个职位两年，但教练或球队经理可能需要一年或一个赛季。服务期限将在志愿者开始工作时与他们商定，并包括在他们的职位描述中。
当约定的时间结束时，将进行审查，以确定志愿者是否将继续担任该职位，或者是否有新的志愿者填补该职位。这让志愿者可以轻松地走出自己的角色，如果他们愿意的话。这还允许组织在出现需要当前角色的占用者停止志愿服务的情况时，将新的志愿者转移到该角色。
我们将进行年度审查，以便志愿者和组织都能提供反馈。审核过程有助于确保志愿者继续发挥其最佳能力，组织也会提供尽可能最好的支持。
在志愿者活动周期的任何时候，组织的董事会/委员会和员工(如果适用)将确保他们是可接近的，并且沟通是开放的。然而，重要的是要确保志愿者协调员是志愿者的主要联系人，并告知其他组织办公室负责人和员工之间的相关沟通。
如果志愿者选择停止在组织做志愿者，他们将被问及停止做志愿者的原因。虽然在许多情况下原因可能是不可避免的，但解释可以帮助组织通过识别志愿者管理计划中的差距和监督对志愿者的支持来改进其志愿者计划。
如果可能的话，这些反馈将在正式的离职面谈中收集。这将有助于确保志愿者以积极的方式完成他们的角色，组织可以为他们所扮演的角色的继续进行计划。
志愿者继任计划有以下机制:
(插入机制)
志愿者管理计划-行动
下表反映了整个计划中确定的需要采取行动实施的项目。通过确定需要的个人行动并为这些行动分配责任，组织将能够改进其志愿服务计划。
义工管理计划的行动清单
志愿者管理计划-行动
周期相位 |
简要描述
的行动
要求 |
个人
负责实施 |
其他相关人员 |
完成日期 |
笔记 |
政策及程序 |
申诉政策 |
秘书 |
副总统 |
年底 |
审核和董事会批准 |
定位和归纳 |
当前感应工艺的更新
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提名委员会成员-工作小组 |
零 |
毕业后两个月 |
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根据需要插入其他内容
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根据需要插入其他内容
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